Памятка волонтёру во время проведения акции "Сухая попка 5" Обязанности ответственных за день и координаторов акции -проведение чёткого инструктажа для волонтёров-новичков на предварительном собрании или в день проведения акции перед началом дежурства (выдача "памятки волонтёру" во время проведений акций или ранее, выдача футболок, листовок), ответы на все вопросы волонтёров
-размещение волонтёров по постам, замена волонтёров по графику и по необходимости
-волонтёрам в отделах обязательно показать рекомендуемые к покупке товары с учётом потребностях в них и с учётом различных ценовых категорий
-волонтёров на сортировке помощи обеспечить необходимым для сортировки (скотч, пакеты, маркеры, ручки и т.д.), дать списки нужд по учреждениям для правильного распределение помощи, бланки актов приёмки-передачи помощи, дать инструкцию к заполнению и приложению актов к упакованной помощи
-организовать погрузку помощи (с приложением заполненных актов приёмки-передачи) по машинам в определённые учреждения
-организовать развоз по домам волонтёров, работающих до 21 часа
-сообщать посетителям акции более подробную информацию об акции и о организации
- следить за порядком (не допускать накопления больших объёмов помощи в районе стола информации, в конце собрать все листовки и т.д)
Обязанности волонтёров волонтёры на входе: раздача листовок , можно обращаться к посетителям с текстом :
«Сегодня для детей-сирот проводится сбор средств первой необходимости. Вы можете приобрести любой детский товар и передать его нашим волонтерам на пункте сбора помощи у магазина «Реал». Все собранные товары будут переданы детям-сиротам. Список адресатов помощи вы можете увидеть на листовках и на баннере акции »
волонтёры в отделе с детскими товарами: обращаться к посетителям с рассказом про акцию (см.выше), показывать необходимые по акции товары (подгузники, влажные салфетки, ватные палочки, смеси, каши , игрушки для малышей и т.д) с учётом финансовой возможности дарителя (часто люди хотят получить быструю информацию что нужно сделать, что именно купить, говорят какую сумму хотят потратить на благотворительность)
волонтёры на пункте сбора помощи: приёмка помощи, её маркировка- пишем маркером на упаковке БОО «Мамы Казани» и желательно при дарителе (кто то может с недоверием отнестись к немаркерованной помощи, думают , что сдаём обратно в магазин)
не забываем говорить спасибо тем, кто принёс помощь и дарить шарики детям дарителей
волонтёры на сортировке помощи: сортировать помощь по пакетам с названием учреждений (упаковки с подгузниками перематываем скотчем- подписываем учреждение) с приложением актов приёмки-передачи
заполнять бланки актов приёмки-передачи в двух экземплярах (название учреждения, список товаров с указанием количества. Подгузники, влажные салфетки, ватные палочки по количеству штук в упаковке)
волонтёры на машинах: загрузить помощь по машинам, взять заполненные акты приёмки-передачи, если заполненных не будет, то взять 2 экземпляра пустых бланков.
развезти последних волонтёров с акции по домам
в течении недели в будни с 9-18 доставить помощь адресатам (адрес узнать у координаторов), подписать или заполнить-подписать акты-приёмки передачи с принимающими помощь в учреждениях (Один экземпляр оставляем учреждению, второй передаём при удобном случае координаторам или отсылаем координаторам по е-мейлу)
волонтёры-фотографы: -сделать качественные фотографии с места события (места дежурств волонтёров- отдел, вход, сбор помощи, надувания шаров, будет очень здорово, если получится сделать фотографии каждого волонтёра на акции), фотографии передачи помощи посетителями, особенно хорошо, если будут передавать помощь дети, фото баннера и корзинки с помощью,
-не вступать в дискуссии с охраной магазина, если попросят удалить какие то кадры, обязательно спрашивайте разрешение на фотографии у посетителей, которых хотите запечатлеть крупным планом
-фотографии желательно обработать в фоторедакторе, выложить в альбоме в группе «ВКонтакте» или выслать в заархивированном виде на адрес
detikaz2009@mail.ru волонтёры на надувку шаров:
-надувать шары ручным и электронасосом, прикреплять к шарам палочки
-приносить шары на пост приёмки помощи, листовки- на пост в отделе и на входе
Общие правила для всех волонтёров во время проведения акции
-самостоятельно отслеживать тему по акции в группе на сайте «Вконтакте» или на форумах, быстро реагировать на объявления координаторов акции
-сообщить свой контактный телефон и е-мейл координаторам, потвердить своё участие в акции как минимум за день до её проведения
-иметь контактный телефон «ответственного за день» координатора
-сообщать заблаговременно координатору об изменениях в планах дежурств со стороны волонтёра по конт.телефону (опоздание, не явка на акцию, покидание места дежурства по необходимости и т.д.) для внесение координатором изменения в графике дежурств, по возможности найти себе замену
-сообщать о своём приходе и уходе с дежурства «ответственному за день» по телефону
-отлучаться с места дежурства только предварительно уведомив «ответственного за день» и дождавшись замены
-быть вежливым и максимально доброжелательным с посетителями , персоналом и руководством магазина (не всегда реакция посетителей на волотёров и саму акцию бывает положительной- люди часто не могут понять, что речь идёт о благотворительности, могут просто спешить, могут в принципе не иметь желание никому помогать- понимаем и уважаем любое их решение и любую реакцию. При любой реакции, как положительной, так и отрицательной- улыбаемся : ) и помним о нашей цели- помогать детям!)
-отвечать на вопросы посетителей магазина по акции и про деятельность организации и кому мы помогаем, если вы не можете ответить на какие то вопросы- дайте телефон «ответственного за день» или позвоните ему сами
-приходите за 10-15 минут до начала своего дежурства, чтобы успеть переодеться, пройти инструктаж, получить футболку или отличительный значок с логотипом БОО «Мамы Казани», листовки акции, шарики и т.д.
-поставить свою подпись в графике дежурства или попросить координаторов отметить ваш приход
-по окончанию дежурства дождаться замены, сдать или передать сменяющему вас волонтёру- форму, листовки, шары и т.д.
-к акции рекомендуется прочитать, чтобы быть готовым к вопросам:
о деятельности организации, прошедших акциях и проводимых проектах в нашей группе
«Вконтакте» , списки нужд по учреждениям и т.д.
Категорически запрещается:
-употреблять алкогольные напитки на посту
-приходить на дежурство в состоянии алкогольного, наркотического, токсического опьянения
-разговаривать по телефону по личным вопросам на посту дольше 5 минут
-брать помощь деньгами (в случае таких предложений — созванивайтесь с координатором или записывайте телефон и имя человека предложившего помощь)