На меня написали жалобу на работе. Клиент остался недоволен тем, как я оформил его заказ, и указал, что из-за этого пришлось потратить дополнительное время на исправление. Руководитель попросил дать письменный ответ и объяснить, почему так получилось. Саму ситуацию я понимаю, но не знаю, как правильно всё изложить, чтобы не написать лишнего и при этом нормально объяснить свою позицию. Как правильно составить ответ на жалобу?

Да бесполезно им что-то доказывать, всё равно нас всегда виноватыми делают. Покупатель вечно прав, а руководство только и ищет повод из зарплаты вычесть или депремировать. Хоть что там напиши в этой бумажке, всё равно из тебя крайнюю сделают.

Лучше не оправдываться на полстраницы и не переводить вину на клиента или коллег. Сначала стоит коротко описать, что произошло, затем объяснить причину и указать, что уже сделано для исправления ситуации. Так ответ выглядит спокойно и по существу. Если сомневаешься в формулировках, можно воспользоваться этим сервисом чтоб понять как составить ответ на жалобу Ссылка